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ODF und PDF als favorisierte Datei-Formate

Hinweise zu Office- und PDF-Dokumenten

Im Zuge der Veröffentlichung "Hinweise zu Office- und PDF-Dokumenten" im Juni 2014 spricht sich der Bereich Schriftgutverwaltung des Bischöflichen Ordinariats Würzburg für die Verwendung der Dateiformate ODF (Arbeitsformat) und PDF (Austauschformat) aus. Durch Einsatz dieser Formate kann ein wichtiger Beitrag bei der Umsetzung der grundlegenden Ziele der Schriftgutverwaltung geleistet werden: die Gewährleistung von "Rechtmäßigkeit, Kontinuität und Nachvollziehbarkeit" durch authentische, integere, zuverlässige und benutzbare Dokumente.

Hinter ODF (Open Document Format, ISO 26300) verbirgt sich die in einem gemeinsamen, offenen Standard erarbeitete und beschriebene Format-Familie für Dateiformate von Office-Anwendungen: Dies sind z.B. .odt für Textdokumente, .ods für Tabellendokumente und .odp für Präsentationsdokumente.

Inzwischen können nahezu alle marktgängigen Office-Suiten diese ISO-Standard-Formate verarbeiten, darunter auch führende Softwareprodukte wie Microsoft Office, LibreOffice und Apache OpenOffice. LibreOffice stellt hierbei sogar eine Referenzimplementierung des ODF-Standards dar und beherrscht daneben auch die unmittelbare Umsetzung in PDF/A..

Mit der Empfehlung von ODF und PDF befindet sich das Bischöfliche Ordinariat übrigens in guter Gesellschaft: jüngst hat auch die Britische Regierung unter anderem genau diese beiden Dateiformate zum software-unabhängigen Dokumentenaustausch innerhalb der britischen Behörden und mit diesen vorgeschrieben (vgl. Meldung vom 30.07.2014 auf dieser Homepage).